visie

HaKa Control

Iedere organisatie kent een optimale balans tussen controle en vertrouwen. Wat moet je echt met elkaar echt geregeld hebben? En waar kun je de teugels laten vieren, en kun je erop vertrouwen dat mensen zelf goed weten hoe ze het beste kunnen werken? Wat is dan precies die optimale balans? Dat is voor een vliegtuigbouwer heel anders dan voor een reclamebureau. En hoe bepaal je die balans? En hoe werk je daar naar toe?

 

Voor mij is dat de rode draad voor de inrichting van de bedrijfsvoering. Met mijn accountantsverleden weet ik dat je je administratieve en organisatorische basis op orde moet hebben. Maar ik weet ook dat mensen succesvoller, creatiever en gelukkiger zijn als zij vertrouwen krijgen en voelen, en niet gehinderd worden door een onnodige overvloed van kostbare beheersmaatregelen. Daar werk ik aan, vanuit de overtuiging dat organisaties (en dus mensen) succesvoller als zij die balans gevonden hebben.

 

Zorg er dus eerst voor dat je als organisatie je administratieve basishygiëne op orde hebt. De verslaggeving is tijdig en klopt, elementaire functiescheidingen zijn aangebracht etc. De organisatie kent een compacte, werkende set aan checks and balances. Zaken die als vanzelfsprekend nodig zijn om de organisatie te laten draaien en waarover je dus geen discussie hoeft te voeren.

 

En dan….weet iedereen welke koers je als organisatie met elkaar vaart, en met welke intenties? Is er ook ruimte voor ideeën over een andere koers? Ja? Als daaraan voldaan is, spreek dan met elkaar de belangrijkste principes af over de manier waarop je met elkaar samenwerkt . Let wel, principes, geen regeltjes.

 

Dat vraagt nogal wat, loslaten! Geen regeltjes! Dat doe je niet zomaar, dat doe je als leidinggevende door met je medewerkers te onderzoeken en te bespreken wat je kunt overlaten aan het zelforganiserend vermogen van de organisatie. Als medewerkers zich vertrouwd voelen en niet gebonden zijn aan fijnmazige regeltjes stimuleert dat hun creativiteit en ondernemerschap. Met als resultaat dat deze “trust” organisaties succesvoller zijn, de medewerkers meer gemotiveerder dan in organisaties waar alles in de puntjes geregeld is.

 

In mijn werk in de (financiële) bedrijfsvoering zoek ik steeds naar de balans tussen control en vertrouwen. Dat doe ik in rollen als interimmanager, controller, projectleider, programmamanager, of risicomanager. Ik zorg ervoor en draag eraan bij dat de basishygiëne op orde komt en blijft. Tegelijkertijd ga ik na of er juist niet onnodige en ook dure beheersmaatregelen zijn. Vanuit de overtuiging dat een overdaad aan regels en beheersmaatregelen creativiteit, plezier en ondernemerschap in de weg staan.

 

Ik stimuleer graag de dialoog waarbij niet binair naar de cijfers wordt gekeken, maar ook elkaars onderliggende intenties en interpretaties worden verkend. Want het gaat niet om de cijfers, die mogen niet ter discussie staan, maar om de betekenis die we eraan geven.

Er is niet één simpel recept om de balans tussen controle en vertrouwen te bereiken. Maar er is wel een rode draad in mijn aanpak, die ik toepas vanuit de verschillende rollen die ik vervul. Die rode draad bestaat uit de volgende vier stappen:

Stap 1

Check met collega’s of we dezelfde doelstellingen voor ogen hebben. Passen persoonlijke doelstellingen en ambities goed bij de koers die de organisatie of de afdeling wil varen? Dat lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet!

Klik hier voor stap 2

Bepaal met leidinggevenden en medewerkers de basics van de administratieve organisatie, wat heb je nodig om minimaal in control te zijn? Dat hangt natuurlijk sterk van het type organisatie af. Maar toch altijd: regel wie verplichtingen mag aangaan, wie mag betalen, hoe we de financiële en niet-financiële resultaten verantwoorden, wanneer ligt dit op tafel, en met welke diepgang bespreken we die? Alle collega’s begrijpen dit, hier is geen discussie over.

klik hier voor stap 3

Naast deze minimale set aan regels is het belangrijk om met elkaar een aantal principes af te spreken en een cultuur te creëren waarbij het vanzelfsprekend is om elkaar aan te spreken. Bijvoorbeeld: veiligheid voor alles, fouten maken mag (als we er tenminste van leren),”beloon” het snel melden van tegenvallers en risico’s, en omgekeerd: “bestraf” het onder het tapijt moffelen van tegenvallers.

klik hier voor stap 4

Ga na welke beheersmaatregelen en administraties overbodig zijn. Die kosten geld en werken alleen maar belemmerend. Bij deze inventarisatie kijk je niet alleen naar de “harde”, maar ook naar de “zachte” kant van control. In hoeverre is er bijvoorbeeld sprake van een gemeenschappelijk belang en onderling vertrouwen, waardoor de noodzaak om afspraken steeds te controleren niet aanwezig is?

Control en vertrouwen, gaat dat samen?

Het klinkt best stoer om te kunnen zeggen dat je organisatie helemaal in control is. Als dat al zou kunnen…..Bankiers, klanten, leveranciers, aandeelhouders horen het graag. Het geeft een stuk zekerheid, het veronderstelt dat je zorgvuldig met de middelen omspringt, en er geen geld weglekt.Succesvol zijn is niet hetzelfde als in control zijn.

 

Lees hier

Basis op orde? Durf dan te vertrouwen

Iedere organisatie kent een optimale balans tussen controle en vertrouwen. Wat moet je echt met elkaar echt geregeld hebben? En waar kun je de teugels laten vieren, en kun je erop vertrouwen dat mensen zelf goed weten hoe ze het beste kunnen werken? Wat is dan precies die optimale balans?

 

Lees hier