Iedere organisatie kent een optimale balans tussen controle en vertrouwen. Wat moet je echt met elkaar echt geregeld hebben? En waar kun je de teugels laten vieren, en kun je erop vertrouwen dat mensen zelf goed weten hoe ze het beste kunnen werken? Wat is dan precies die optimale balans? Dat is voor een vliegtuigbouwer heel anders dan voor een reclamebureau. En hoe bepaal je die balans? En hoe werk je daar naar toe?
Voor mij is dat de rode draad voor de inrichting van de bedrijfsvoering. Met mijn accountantsverleden weet ik dat je je administratieve en organisatorische basis op orde moet hebben. Maar ik weet ook dat mensen succesvoller, creatiever en gelukkiger zijn als zij vertrouwen krijgen en voelen, en niet gehinderd worden door een onnodige overvloed van kostbare beheersmaatregelen. Daar werk ik aan, vanuit de overtuiging dat organisaties (en dus mensen) succesvoller als zij die balans gevonden hebben.
Zorg er dus eerst voor dat je als organisatie je administratieve basishygiëne op orde hebt. De verslaggeving is tijdig en klopt, elementaire functiescheidingen zijn aangebracht etc. De organisatie kent een compacte, werkende set aan checks and balances. Zaken die als vanzelfsprekend nodig zijn om de organisatie te laten draaien en waarover je dus geen discussie hoeft te voeren.
En dan….weet iedereen welke koers je als organisatie met elkaar vaart, en met welke intenties? Is er ook ruimte voor ideeën over een andere koers? Ja? Als daaraan voldaan is, spreek dan met elkaar de belangrijkste principes af over de manier waarop je met elkaar samenwerkt . Let wel, principes, geen regeltjes.
Dat vraagt nogal wat, loslaten! Geen regeltjes! Dat doe je niet zomaar, dat doe je als leidinggevende door met je medewerkers te onderzoeken en te bespreken wat je kunt overlaten aan het zelforganiserend vermogen van de organisatie. Als medewerkers zich vertrouwd voelen en niet gebonden zijn aan fijnmazige regeltjes stimuleert dat hun creativiteit en ondernemerschap. Met als resultaat dat deze “trust” organisaties succesvoller zijn, de medewerkers meer gemotiveerder dan in organisaties waar alles in de puntjes geregeld is.
In mijn werk in de (financiële) bedrijfsvoering zoek ik steeds naar de balans tussen control en vertrouwen. Dat doe ik in rollen als interimmanager, controller, projectleider, programmamanager, of risicomanager. Ik zorg ervoor en draag eraan bij dat de basishygiëne op orde komt en blijft. Tegelijkertijd ga ik na of er juist niet onnodige en ook dure beheersmaatregelen zijn. Vanuit de overtuiging dat een overdaad aan regels en beheersmaatregelen creativiteit, plezier en ondernemerschap in de weg staan.
Ik stimuleer graag de dialoog waarbij niet binair naar de cijfers wordt gekeken, maar ook elkaars onderliggende intenties en interpretaties worden verkend. Want het gaat niet om de cijfers, die mogen niet ter discussie staan, maar om de betekenis die we eraan geven.
Er is niet één simpel recept om de balans tussen controle en vertrouwen te bereiken. Maar er is wel een rode draad in mijn aanpak, die ik toepas vanuit de verschillende rollen die ik vervul. Die rode draad bestaat uit de volgende vier stappen:
